Aby nasz dokument był ważny w innym państwie musimy dołączyć do niego klauzulę apostille

 

Coraz więcej spraw musimy załatwiać zagranicą, co wiąże się z udostępnianiem dokumentów w urzędach innych państw. Aby stanowiły one jednak podstawę prawną musi znaleźć się na nich specjalna pieczęć potwierdzająca ich autentyczność, zwana także klauzulą apostille.

Klauzula apostille to w uproszczeniu poświadczenie, że dokument, którym posługujemy się w kraju jest autentyczny, dzięki czemu możliwe jest użycie go zagranicą. Jeżeli więc chcemy załatwić coś w innym państwie i potrzebne do tego będą nasze dokumenty (np. akty stanu cywilnego – akty urodzenia, akty zawarcia małżeństwa, akty zgonu; dokumenty sądowe; administracyjne; akty notarialne; dyplomy, wypisy z rejestrów, wyroki sądowe; zaświadczenia urzędowe umieszczone na dokumentach prywatnych oraz dokumenty administracyjne dotyczące bezpośrednio transakcji handlowych lub operacji celnych) musimy zadbać o to, aby takie potwierdzenie uzyskać. O klauzulę, która wydawana jest w formie pieczęci na dokumencie bądź osobnego dokumentu, należy starać się w Dziale Legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych osobiście lub przez osobę trzecią. Można także otrzymać ją pocztą. Wcześniej należy jednak przygotować odpowiednie dokumenty i uiścić opłatę.

Gdzie, jak, ile to kosztuje?

Zarówno, gdy ubiegamy się o klauzulę osobiście, jak i korespondencyjnie należy przygotować dokumenty, które mają być poświadczone, rachunek potwierdzający uiszczenie opłaty za dany dokument, który ma być poświadczony klauzulą (w przypadku załatwiania spraw korespondencyjnie ma być to kopia przelewu bankowego), a także wypełnić wniosek, dostępny w Dziale Legalizacji MSZ oraz na stronie: https://www.msz.gov.pl/pl/informacje_konsularne/apostille

Opłata skarbowa za wydanie apostille wynosi 60 zł za każdy poświadczany dokument. Opłatę tę można wnieść przelewem skarbowym (dane adresowe można znaleźć na stronie MSZ) lub w okienku kasowym w Dziale Legalizacji ministerstwa w godz. 9-13 dnia powszedniego. W przypadku zgłoszenia osobistego do Działu Legalizacji MSZ apostille zostanie wydane w tym samym dniu. Należy jednak pamiętać, że poświadczenie większej liczby dokumentów (powyżej 20 sztuk) może trwać dłużej niż jeden dzień. Powinniśmy więc złożyć wniosek o apostille z kilkudniowym wyprzedzeniem. Korespondencyjne załatwianie sprawy może trwać do 2-3 tygodni. Do listu oprócz wspomnianych dokumentów, wydrukowanego i wypełnionego wniosku, kopii przelewu bankowego należy także dołączyć swój adres zwrotny i dane kontaktowe.

Dokumenty notarialne i sądowe, dyplomy wyższych uczelni, świadectwa szkolne, wyniki matur oraz dyplomy mistrzowskie przed wydaniem klauzuli wymagają wcześniejszego uwierzytelnienia w instytucjach, w których wydawany był dokument.

Apostille w obrocie nieruchomościami

Jeżeli przebywamy zagranicą, a chcemy sprzedać albo kupić nieruchomość w Polsce, nie musimy być obecnie na zawarciu umowy, ale jesteśmy zobowązani wyznaczyć pełnomocnika, który zajmie się wszelkimi formalnościami. W tym celu musimy udać się do notariusza w kraju, w którym w danym momencie przebywamy. Dokument pełnomocnictwa, który jest wydawany w formie aktu notarialnego musi być przez nas podpisany i podpis ten musi być poświadczony przez notariusza. Akt ten należy następnie zaopatrzyć w klauzulę apostille. W większości państw, które ratyfikowały Konwencję haską wydaje Ministerstwo Spraw Zagranicznych, ale może się zdarzyć, że odpowiedzialne są za to urzędy lub sądy.

Jeżeli jesteśmy już w posiadaniu aktu notarialnego z załączoną klauzulą musimy już tylko wysłać go do Polski. Pełnomocnictwo w prawie wszystkich przypadkach jest spisywane w języku polskim, gdyż notariusza, jeżeli nawet nie posługuje się tym językiem, nie interesuje treść dokumentu, który mu przedstawiamy, tylko autentyczność sporządzonego na nim naszego podpisu. Może się jednak zdarzyć, że notariusz będzie chciał znać jego zawartość – wtedy, już w Polsce – należy przetłumaczyć je na język polski przez tłumacza przysięgłego albo – udać się zwyczajnie do innego notariusza.

Jeżeli chcemy nadać klauzulę na dokumentach notarialnych sporządzonych w Polsce muszą być one wcześniej uwierzytelnione. Autentyczność podpisu notariusza i jego pieczęci urzędowej uwierzytelnia prezes sądu okręgowego lub upoważniona przez niego osoba.

Konwencja Haska

Zasady wydawania klauzuli apostille reguluje Konwencja haska z 5 października 1961 roku, którą podpisały 64 państwa, w tym Polska. Zgodnie z jej wytycznymi zniesiony został przymus legalizacji dokumentów urzędowych, który wiązał się z czasochłonną i skomplikowaną procedurą, którą do tej pory zajmowały się placówki dyplomatyczne i urzędy konsularne. Zdecydowano się więc na zapis, który umożliwia otrzymanie poświadczenia potwierdzającego autentyczność dokumentu przez władze państwa, w którym ten dokument został wydany.

Takim poświadczeniem jest właśnie klauzula apostille, która jest sporządzana według wzoru dołączonego do tekstu Konwencji, na wniosek osoby, która podpisała dany dokument lub tej, która jest jego posiadaczem.

W niektórych państwach nie jest wymagane poświadczenie autentyczności ze względu na przepisy prawa krajowego, bądź też umowę między państwami, które zniosły wobec siebie obowiązek legalizacji. Np. odpis aktu stanu cywilnego jest ważny w każdym państwie, które podpisało Konwencję Międzynarodowej Komisji Stanu Cywilnego. Z kolei może zdarzyć się także, że klauzula apostille nie będzie dla danego państwa wystarczającym dowodem autentyczności dokumentu i aby dokonać jego legalizacji należy udać się do urzędnika konsularnego tego państwa.

Jednym z państw, które nie ratyfikowały Konwencji haskiej jest Kanada, w której pośród pozostałych krajów mieszka najwięcej Polaków, a co za tym idzie, podpisywanych jest najwięcej umów – nie tylko dotyczących obrotu nieruchomości.

W stosunkach między Polską a Kanadą nie obowiązuje więc umowa znosząca wymóg uwierzytelnienia dokumentów urzędowych. W związku z tym dokumenty muszą być sporządzone przez Konsulatu Generalnego RP w Toronto. Autentyczność podpisu i pieczęci notariusza potwierdza natomiast Ministerstwo Usług Rządowych.

Lista Państw, które ratyfikowały Konwencję haską z 1961 r.

 

Powrót
Autor Kierownik Pepper House Aneta Pogorzelska
Luty 27, 2014        14 komentarzy

Napisz komentarz




Poniżej uzupełnij wynik działania. *

  1. Castro napisał(a):

    Każdy obcokrajowiec może kupić mieszkanie w Polsce?

  2. Bo Do Lo napisał(a):

    Ciekawy artykuł który może być bardzo przydatny w czasach kiedy wielu Polaków mieszka za granicą i nie mają czasu lub możliwości osobistego załatwienia swoich spraw.. najczęściej dotyczących nieruchomości .POzdrawiam

  3. Żaneta napisał(a):

    Bardzo dobre rozwiązanie, zwłaszcza, że tak wiele osób migruje do innych państw,a ta klauza umożliwia załatwienie wielu spraw.

  4. Aneta Pogorzelska napisał(a):

    Panie Castro, nie każdy obcokrajowiec może nabyć nieruchomość w ten sam sposób. Czasami wymagane jest zezwolenie Ministerstwa Spraw Wewnętrznych. Więcej na ten temat przeczyta Pan niedługo na naszym blogu, serdecznie zapraszam do lektury!

  5. Castro napisał(a):

    Czy każdy obcokrajowiec może kupić mieszkanie w Polsce?

    • Aneta Pogorzelska napisał(a):

      Tak, każdy obcokrajowiec może kupić nieruchomość. Obywatele lub przedsiębiorcy państw będących stroną umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym (państwa członkowskie Unii Europejskiej oraz Norwegia, Islandia i Liechtenstein) oraz Konfederacji Szwajcarskiej są zwolnieni z uzyskiwania zezwolenia Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Jedyne ograniczenia wiążą się z nabyciem tzw. drugiego domu oraz nieruchomości rolnych i leśnych.

  6. kasia napisał(a):

    Witam. Ja mieszkam za granicą. Potrzebuje swój odpos aktu urodzenia który jest niezbędny. Moja mama jiz go pobrala. Teraz apostille. I teraz moje pytanie. Jak mama ma wypelnic wniosek o apostille? Swoim imieniem podpisać? czy ja moge przeskanowac do niej I ona z nim pójdzie?

  7. Aneta Pogorzelska napisał(a):

    Pani Katarzyno, proszę o informacje w jakim kraju Pani mieszka, gdyż może nie będzie potrzebna klauzla apostille, ponieważ odpis aktu stanu cywilnego jest ważny w każdym państwie, które podpisało Konwencję Międzynarodowej Komisji Stanu Cywilnego i nie wymaga dodatkowego uwierzytelnienia dokumentu. Jesli potrzebuję Pani mimo wszystko tej klauzli może Pani zdobyć ją korespondencyjnie. Szczegóły znajdzie Pani tutaj: http://www.msz.gov.pl/pl/informacje_konsularne/apostille/apostille

  8. Ewa napisał(a):

    czy musze jechac z siosträ do polski do notariusza jesli brat potrzebuje pozwolenie nasze na sprzedaz mieszkania w polsce???????????

  9. Lukasz napisał(a):

    Mam pytanie, bo chyba sie troche pogubilem podczas rozmowy z notariuszem w UK. Generalnie potrzebuje w bardzo krotkim czasie zrzec sie spadku. Dokumentacje chcialbym przygotowac na miejscu czyli w UK a nastepnie wyslac do rodziny, ktora zaniesie to wszystko sadowi w Polsce. W trakcie rozmowy z notariuszem pani mi doradzila zebym sam przygotowal dwa dokumenty (bedzie szybciej i taniej) Jeden o odrzuceniu spadku i drugi klauzule apostille. I teraz pytanie jak owy dokument klazuli apostille ma wygladac. Pani notariusz mi doradzila ze jezeli znam angielski to sa specjalne strony/aplikacje na internecie gdzie wystarczy wpisac dane i taka klauzule moge gotowa pod pieczatke apostille wydrukowac. Nic niestety takiego mi sie nie udalo znalezc. Jest wzor do pobrania na stronie MSZ ale widnieje na nim wielki napis WZOR ktorego nie mozna sie pozbyc. Ze stron w jezyku angielskim jedynie znalazlem notariuszy ktorzy prosza o wypelnienei wnioskow i odsylaja gotowy dokument z pieczatka w przeciagu 3-4 dni. Wiec sam juz nie wiem co Pani notariusz miala na mysli.
    Czy jest ktos kto moze mi pomoc. Pytam bo jest dzisiaj niedziela a na jutro musze miec to gotowe.

    Dziekuje.

  10. Lukasz napisał(a):

    Acha dodam jeszcze ze jest to wszystko zalatwiane przez polskiego notariusza w UK

  11. Tayiana napisał(a):

    Moja wnuczka ma podwójne obywatelstwo(polskie i białoeuskie),ja jako babcia jeste jej opiekunem(rodziną zastępczą)Postanowienie Sądu Rejonowego w Warszawie zostało przetłumaczone tłumaczem przysięgłym w Warszawie.Ćzy oby dwa dokumenty muszą być poćwiadczone apostille i jakie dokumenty jeszcze wymagane przy składaniu wniosku?

  12. Daniel napisał(a):

    bylem zapisac sie na kuronowke tam pytali sie czy mam dzieci ja ze tak ale ze w polsce bo ja pracuje w hiszpani mialem ksero dowodow i aktow urodzenia moich trzech synow ale powiedzieli ze chca cos takiego jak apostilla de las hayas nie wiem doklanie jak ma wygladac dokument i gdzie go zalatwic bo w konsulacie polskim w hiszpani nie pomogli mi nic prosze o pomoc

  13. joanna napisał(a):

    Witam. Pelnomocnictwo sporzadzone w jezyku angielskim i poswiadczone przez notariusza z irlandi. gdokument bedzie uzywany w polsce. Gdzie mam uzyskac apostile w polskiej ambasadzie w dablinie czy w irlandzkim urzedzie.

Polecane serwisy